11月19日下午，中国语言文学系外事工作协调会在建南303会议室召开。中文系副主任李焱、党委副书记蔡虎堂、教授李无未及各相关岗位负责人参会，共同研讨构建"分工明确、协同高效"的外事工作新体系。会议由李焱主持。

会议系统梳理了教职工涉外交流、学生出国管理、国际会议举办、国际合作项目及暑期学校等主要外事工作板块，在明确各部门职责分工的基础上，重点建立了跨部门协作机制，通过优化工作流程实现各环节有效衔接，全面提升外事工作整体效能。

李焱在会议中强调"外事无小事"，指出外事工作政策性强、涉及面广，必须坚持"整体规划、分级负责、协同推进"的原则。他要求全系各岗位工作人员既要恪守职责边界，又要强化协同配合，通过标准化工作流程确保各项外事活动规范有序开展。针对教职工群体的外事管理，明确了学术假、因公出国（境）学术交流、因私出国（境）以及邀请境外专家讲座等多项事务的归口管理部门与协作机制，强调了事前公示、OA系统申报、行前谈话及承诺书留档等关键环节的管理要求。

在讨论环节中，蔡虎堂从学生工作管理角度出发，强调构建标准化外事流程与完善风险防控机制的重要性。他提出，应在明确各部门职责分工的基础上，建立学生涉外事务联合工作机制，通过信息共享平台实现风险协同管理，确保学生海外交流、国际会议参与等活动既规范安全又高效便捷。学生因公出国（境）参会、联合培养项目、因私出境以及新生外事培训等多个方面，确定了由外事秘书、教学秘书、辅导员等多方协同的管理模式，并重申了审核、谈话、存档与OA申报的标准化流程。

李无未基于学术交流实践的需求，建议建立常态化的跨岗位信息共享机制。他强调应在严格遵守外事规范的前提下，通过强化各岗位间的协同配合，提升国际学术会议、合作研究等外事活动的服务效能，更好地满足教师与科研人员的学术发展需求。

会议还就国际会议、研究生论坛及暑期学校等国际性活动的组织架构与审批流程进行了细化，明确了牵头负责人与外事报批、财务管理的协作接口，同时确定了推进国外院校合作的工作路径，建立系内统筹主导、外事秘书对接联络、教师引荐协同的分工原则。

此次协调会全面盘点了中国语言文学系外事工作的关键环节，构建了权责清晰、协同有序的工作体系。通过沟通研讨，各岗位进一步凝聚共识，为推进全系外事工作系统化、规范化、建设奠定了坚实基础，也体现了中文系对外事工作的高度重视，彰显了积极推动国际化进程、服务师生全球交流的决心。

文/马子涵、肖文婕

图/何子越

排版/潘奕宏

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